Clauses de fonctionnement du répertoire départemental du 74

1. Information aux enseignants
L’I.R.D.(Inscription au Répertoire Départemental) est un document visant à formaliser les conditions d’accueil des établissements (centres d'hébergement). Elle doit donc être fournie dans son intégralité (recto et verso) à tout enseignant susceptible d’y séjourner surtout dans le cas où figurent des mentions particulières. Elle doit notamment être affichée au côté des autres informations importantes pratiques, dans le local dédié aux communications avec l'extérieur (voir fiche "Affichage classes de découvertes" dans la rubrique réservée aux directeurs et gestionnaires sur le site des sorties scolaires).

2. Utilisation des locaux et matériel mis à disposition
Lors de la présence de classes dans votre centre, l'utilisation des locaux doit se faire dans le strict respect des conditions d’accueil définies sur l’I.R.D. Le nombre d’élèves accueillis, la destination des pièces, la répartition des salles et leur configuration doivent être respectés. Il est indispensable que la présence d'adultes (enseignants et/ou animateurs) soit effective à chaque étage où sont hébergés des enfants en respectant le taux d’encadrement et assurer leur sécurité la nuit. La mise à disposition des enseignants d’une documentation pédagogique spécifique doit être présente. La liste d’ouvrages sur le patrimoine de notre région adaptés aux enfants transmise à titre indicatif, lors des visites, pourra être utilisée.

3. Cohabitation
Aucun autre groupe - quel qu'il soit - ne peut cohabiter avec les classes en ce qui concerne les locaux « nuit » et « sanitaires ». La cohabitation avec un autre public, dans les locaux de vie commune (restaurant, salle d’activités et lieux de circulation) n’est tolérée qu’avec l’accord express de tous les enseignants concernés, notifiée dans leur dossier de demande d’autorisation de séjour.

4. Procédure de dérogation
Procédure de dérogation
Dans le but de faciliter le travail des enseignants, une dérogation peut être accordée pour l’un des motifs suivants :
- dépassement des effectifs (dans la limite de l’effectif prévu par la commission de sécurité),
- dépassement du nombre de classes (ex : intégration d’une classe de CLIS, projet commun à deux classes d'une même école),
- accueil d'enfants de moins de 6 ans pour centre n'ayant pas d'avis de la PMI

Procédure de demande à respecter impérativement par l’exploitant de l’établissement : Avant de valider le contrat avec l'école, faire une demande par courriel auprès du bureau des classes de découvertes mentionnant :
· Les dates du séjour,
· le nom de l’école et de la commune concernée,
· le nom des enseignants des classes,
· le nombre d’enfants,
. liste des enfants avec les dates de naissance pour les demandes concernant les moins de 6 ans
Cette demande sera accompagnée d’une lettre d’acceptation de tous les enseignants présents sur le centre, concernant les conditions d’hébergement et en cas de partage des locaux.
En fonction des critères suivants :
- conduite d’un projet commun par les enseignants,
- aménagement des locaux et plan de répartition proposés,
- durée du séjour,

5. Modification des locaux ou changement d’exploitation
L'I.R.D. est attribuée en fonction des deux paramètres suivants :
- la configuration des locaux lors de la visite par le représentant de M. le Directeur Académique des Services de l'Education Nationale (ci-après nommé le DA-SEN) de la Haute-Savoie
- le mode de gestion de l'établissement garanti par son exploitant et/ou son directeur responsable.
Tout changement intervenant dans les paramètres ci-dessus est donc susceptible de remettre en question l'I.R.D. et doit être déclaré auprès du service Classes de découvertes pour la réactualisation de ce document.
Tout aménagement, transformation, changement de direction ou d'exploitation devra faire l'objet d'une déclaration à la Commission de Sécurité d'Arrondissement par l'intermédiaire du Maire.

6. Exercices d’évacuation
Lors de chaque nouveau séjour, vous devez faire pratiquer – dans les deux jours qui suivent l’arrivée du groupe – un exercice d’évacuation ; les élèves doivent connaître les règles de conduite et les itinéraires à suivre en cas d’incendie.

7. Moyens de communication
Internet est un moyen de communication rapide, fiable et économique. Il facilite la liaison avec les familles et l’administration dans un cadre ordinaire ou d’urgence. Tout centre inscrit au répertoire de l’éducation nationale doit donc être doté d’un accès Internet et d’une adresse électronique fiable (c'est-à-dire relevée souvent) et stable. Il est conseillé pour cela de proposer une adresse qui ne soit liée ni au personnel, ni au fournisseur d’accès qui peuvent changer.
Par ailleurs, doit également être effective l'existence :
- d’une messagerie vocale pour la prise d’un message urgent,
-et d’un courriel pour l'envoi, à chaque séjour, de la liste des élèves de chaque classe

Références légales
Circulaire N°2005-001 DU 5-1-2005- MEN (Notamment chapitre 4)
Chapitre 4« Le [DA-SEN] du département d’accueil doit apprécier, avant de donner son avis sur la demande d’autorisation de sortie avec nuitée(s), si l’accueil est assuré dans une structure en conformité avec les règlements de sécurité existants. Pour donner cet avis, Le [DA-SEN] peut s’appuyer sur le répertoire des structures d’accueil qu’il établit pour son département, en fonction des éléments suivants :
- le responsable de la structure remplit une déclaration précisant à quelles réglementations l’établissement est soumis et quels contrôles ont été opérés. Cette déclaration mentionne également, le cas échéant, les qualifications et les fonctions des personnels employés par l’établissement. Le responsable atteste sur l’honneur la conformité de sa situation avec les réglementations existantes ;
- Le [DA-SEN] s’assure que le maire de la commune où est situé le centre et le préfet ne se sont pas opposés au fonctionnement de cet établissement. Le [DA-SEN] ou son représentant effectue une visite des structures d’accueil afin de s’assurer de l’adaptation des locaux et des installations à la mise en oeuvre d’activités pédagogiques par les classes effectuant une sortie scolaire. »
Code de la Construction et de l'Habitation
Article R 123-3 du Code
« Les constructeurs, propriétaires et exploitants des Etablissements Recevant du Public sont tenus tant au moment de la construction qu'au cours de l'exploitation de respecter les mesures de prévention et de sauvegarde propres à assurer la sécurité des personnes. Ces mesures sont déterminées compte tenu de la nature de l'exploitation, des dimensions des locaux, du mode de construction et du nombre de personnes pouvant être admises dans l'établissement, y compris les personnes handicapées. »
Article R 123-43 et R 123-49
« Les constructeurs, installateurs et exploitants sont tenus, chacun en ce qui le concerne, de s'assurer que les installations ou équipements sont établis, maintenus et entretenus en conformité avec les dispositions du règlement de sécurité.
A cet effet, ils font respectivement procéder pendant la construction et périodiquement en cours d'exploitation aux vérifications nécessaires par des organismes ou personnes agréés dans les conditions fixées par arrêté du Ministre de l'Intérieur et des Ministres intéressés. Le contrôle exercé par l'administration ou par les commissions de sécurité ne les dégage pas des responsabilités qui leur incombent personnellement. »
Code de la Consommation
L'article L 221-1 précise que "les produits et les services doivent, dans des conditions normales d'utilisation ou dans d'autres conditions raisonnablement prévisibles par le professionnel, présenter la sécurité à laquelle on peut légitimement s'attendre et ne pas porter atteinte à la santé des personnes."